Почтовое обслуживание по юридическому адресу

Почтовое обслуживание по юридическому адресу необходимо для предприятий и организаций, которые фактически расположены не по месту регистрации. Для эффективной работы любой компании крайне важно вовремя получать всю входящую корреспонденцию. Несмотря на большую популярность и удобство электронных средств коммуникации юрлицам всех форм собственности продолжают приходить простые и заказные письма. Причем, зачастую таким способом доставляются наиболее важные документы.

Это в первую очередь касается коммуникации с всевозможными государственными структурами: органами регистрации, ИФНС, различными фондами, инспекциями, судами и др. Неполучение подобных писем может повлечь серьезные неприятности. В частности, такого рода:

За несвоевременное предоставление запрашиваемых документов в налоговую службу для проверки налагаются крупные штрафы. Ведь отправленное требование через 6 календарных дней автоматически считается доставленным.
Через 30 дней невостребованная корреспонденция отправляется обратно. Возврат письма в органы регистрации с пометкой об отсутствии абонента может привести к требованию перерегистрировать компанию на фактический адрес.
Не полученная вовремя повестка может лишить возможности защитить свои права при судебных тяжбах.

Кроме того, контрагенты нередко отправляют по почте оригиналы договоров, протоколов, актов выполненных работ, сертификатов и т.д. Возврат посылок с пометкой «организация по адресу не значится» может негативно сказаться на имидже предприятия.

Как можно получать корреспонденцию при регистрации компании на другой юридический адрес

Поскольку фактический и юридический адрес таких предприятий не совпадают, необходимо позаботиться об организации взаимодействия с почтой. Если этими вопросами заниматься самостоятельно, тогда в первую очередь необходимо проинформировать отделение связи о своем появлении.

Существуют 3 основных варианта сотрудничества:

Договор почтового обслуживания с отделением связи
Аренда абонентского ящика
Дополнительная услуга при покупке юридического адреса

Наиболее важными критериями выбора оптимального способа будет оперативность получения посылок, удобство пользования услугой и ее стоимость.

Договор почтового обслуживания с отделением связи

Для этого компания должна предоставить в обслуживающее юридический адрес почтовое отделение письмо с просьбой пересылать корреспонденцию или хранить ее у себя. В первом случае входящие посылки будут переадресовываться на фактический адрес. Во втором представитель компании минимум раз в неделю должен забирать их сам.

Хранение имеет следующие минусы:

Почта оказывает такие услуги за отдельную плату
Далеко не всегда удобно заезжать в отделение связи, особенно если оно расположено в другом районе. Кроме того, регулярные поездки влекут за собой потерю времени и транспортные расходы
Представитель компании должен на каждое письмо привозить новую доверенность

При выборе переадресации также будет дополнительная оплата. На доставку будет уходить несколько дополнительных дней.

Аренда абонентского ящика

Вся входящая корреспонденция будет храниться на почте в индивидуальном почтовом ящике. Представитель компании может забирать свои письма в любое удобное время. Эта услуга более дорогая и также требует периодического личного посещения.

В этом случае, как и в предыдущем, может пострадать оперативность получения важных писем, т.к. уведомлений о новых посылках почта не рассылает. А заезжать слишком часто может быть не очень удобно.

Дополнительная услуга при покупке юридического адреса

Проще всего проблема решается если при подписании документов на предоставление юридического адреса дополнительно заключить договор почтового обслуживания. По такому соглашению собственник помещения или компания посредник полностью берет на себя обязательства по налаживанию взаимодействия с отделением связи. Услуга включает:

Информирование о появлении нового адресата
Получение корреспонденции
Оповещение о новых письмах и их характере
Хранение у себя или курьерская доставка почтовых отправлений

При необходимости присланные документы могут быть в срочном порядке отсканированы и отправлены на электронный адрес получателя. Такое почтовое сопровождение очень удобно, благодаря оповещению исключается потребность в регулярных поездках. Услугу можно заказать в любой момент и после подписания основного договора.

Сколько стоит почтовое обслуживание

Договор обслуживания с почтовым отделением обойдется клиенту в сумму около 600 рублей в месяц. Аренда абонентского ящика будет стоить примерно в 2 раза дороже. И в одном, и в другом случае оповещение не предусмотрено, поэтому посещать отделение придется 1-2 раза в неделю.

Договор почтового обслуживания по месту регистрации обычно стоит от 1000 до 1200 рублей. С учетом удобства, оперативности, экономии времени и расходов на транспорт выгода данной услуги очевидна. В настоящее время письменная корреспонденция все еще не потеряла своей актуальности. Официальные документы в большинстве случаев доставляются именно таким образом. Поэтому почтовое обслуживание остается востребованным и помогает избежать множество совсем необязательных проблем.