Гарантийное письмо на юридический адрес от собственника: как правильно оформить

При открытии бизнеса вы можете полностью выполнить обязательные условия, подать полный пакет обязательных документов и при этом не пройти процедуру с первого раза. Все дело в том, что есть требования, которые напрямую не указаны законодателем, но ФНС учитывает их при постановке на учет. Это, например, гарантийное письмо. Его подают, если фирма регистрируется по месту нахождения арендованного помещения. Владелец недвижимости таким образом сообщает, что знает о ее использовании при регистрации хозяйствующего субъекта и согласен с этим. Письменные гарантии можно составлять самостоятельно или пользоваться профессиональной помощью.

Что такое гарантийное письмо?

Чтобы зарегистрировать ООО, нужен юрадрес, то есть информация о помещении, в котором официально разместится компания, куда будет приходить адресованная ей корреспонденция. Оно может быть имуществом кого-то из учредителей или предоставляться арендодателем. Согласовать с ним условия сделки устно недостаточно, поэтому оформляется письменная гарантия. Выдается гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса.

Это подтверждение согласия передать недвижимость тому или иному юридическому лицу при успешной постановке на учет регистрирующим органом. Другими словами, он подтверждает готовность подписать арендный договор. В список бумаг, обязательных при создании ООО, такое подтверждение юр. адреса не входит. Но представители ФНС часто требуют его предъявить.

Кто и зачем дает гарантии?

Письмо для регистрации юридического адреса составляется собственником объекта, который собираются использовать при осуществлении хозяйственной деятельности. Каких-либо ограничений, касающихся его статуса, нет. Поэтому арендодателем может быть как физическое, так и юрлицо. Существенных отличий в порядке, предусмотренном для организаций или граждан, не занимающихся бизнесом, нет.

Цель, с которой предоставляются гарантии – подтверждение достоверности юридического адреса. Учредители ООО указывают, заполняя заявку в регистрирующую инстанцию, где оно разместится, а владелец объекта недвижимости подтверждает, что это действительно так. Так реализуется право налоговиков проверять регистрационные данные.

Когда нужны гарантии?

Согласие собственника арендованного помещения на использование его адреса как юридического может потребоваться при разных обстоятельствах:

когда регистрируется новая компания (одно из требований при обращении к налоговикам – гарантировать, что помещения будет арендовано);
при отсутствии возможности проверить, насколько контрагент добросовестный (чтобы обеспечить безопасность);
для получения гарантии, что после регистрации фирмы помещение точно сдадут в аренду;
по просьбе контрагентов, с которыми планируется подписание какого-либо договора.

Обратите внимание! Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса пишется для налоговой, и его наличие ни к чему его не обязывает. Это не подтверждение предварительной договоренности об аренде.

О чем нужно писать в гарантийном письме?

Точного перечня сведений, которые следует указать, нет, так как образец согласия на использование юридического адреса официально не утвержден. Но, исходя из того, с какой целью оно подается, с учетом требований, предъявляемых к подобной документации законом, нужно включить такие сведения:

о будущем арендодателе (паспортные данные физлица или реквизиты организации);
о фирме-арендаторе (название по уставу, ФИО директора);
об инспекции ФНС, регистрирующей бизнес-структуру (наименование);
о помещении (адресные данные, этаж, площадь, отсутствие обременений, основание для распоряжения таким имуществом);
о согласии владельца предоставить объект указанной фирме.

По завершении оформления ставится подпись и оттиск печати (при наличии).

Какие требования предъявляются к оформлению?

Как уже упоминалось выше, законодательно закрепленного образца письменного подтверждения (предоставления) юридического адреса нет. Но, учитывая правила деловой переписки, а также сложившуюся практику, можно сформулировать некоторые требования к форме подобной документации.

Писать нужно вручную на листе формата А4. Если объектом владеет юрлицо, используется фирменный бланк. Стиль изложения – деловой. Сначала с правой стороны страницы размещается шапка (информация о потенциальных арендодателе, арендаторе, их контакты, наименование налоговой инспекции). Дальше идет название, основная часть, отражающая суть написанного (согласие передать недвижимость, ее параметры, местонахождение, наличие законных оснований для владения, отсутствие препятствий для использования). Завершают все печать с подписью. В качестве приложения необходимо прикрепить документ, подтверждающий право собственности.

Как упростить и ускорить оформление?

Безусловно, есть возможность скачать бланк письма о юридическом адресе, образец оформления или написать его в свободной форме с учетом описанных выше требований к содержанию. Минимальных навыков подготовки деловых документов и наших инструкций для этого вполне достаточно.

Но если вы предпочитаете не тратить на это время, не изучать нюансы оформления, доверьте решение такой задачи профессионалам из «Службы предоставления юридических адресов». Для этого достаточно оставить онлайн-заявку. С вами оперативно свяжется менеджер, разъяснит условия оказания услуги, а также ответит на любые вопросы.

Как подать письмо в налоговую?

Гарантийное письмо для юридического адреса подается вместе с заявлением о регистрации компании с приложенной к нему документацией. Предоставлять его следует в налоговый орган по месту нахождения соответствующего юрлица.

Передача осуществляется разными способами:

непосредственно во время личного визита;
через представителя, действующего по нотариально удостоверенной доверенности;
через курьерскую службу;
в электронном виде путем отправки на email посредством сервиса ФНС (для этого потребуется электронная подпись);
по почте как ценное отправление с описью вложения.

Что делать при отказе в гарантии на адрес?

В основе арендного и любого другого соглашения свобода воли сторон. Принуждение к его заключению недопустимо. Поэтому владелец, подписавший письмо в налоговую о юридическом адресе, вправе позже отказаться от намерений передать свое имущество в аренду. Заставить его никак не удастся. Гарантийное письмо не имеет силы предварительного договора. Это просто подтверждение того, что собственнику известно о предстоящей регистрации компании по адресу принадлежащей ему недвижимости, и он не против.

Право отказаться от сделки есть также у потенциального арендатора, который регистрирует ООО. Но если кто-то оказывается от сделки, требуется смена юрадреса. Для этого владельцы хозяйствующего субъекта подают в налоговую службу заявление на изменение юридического адреса, составленное по утвержденному образцу (форму Р13014).